Spam – filtrowanie, oznaczanie, poprawne tworzenie wiadomości

Systemy antyspamowe , aby zabezpieczyć swoich odbiorców przed otrzymywaniem nadmiernej ilości niechcianej poczty stosują różne filtry.

Pierwszą linią obrony przed zalewem spamu są tzw. światowe czarne listy serwerów – serwery, z których był rozsyłany masowo spam są na nich umieszczane i wtedy wszelki maile z tych serwerów wysyłane są automatycznie odrzucane przez serwery  korzystające z czarnych list. Ze względu na to bardzo istotne jest posiadanie dobrego, bezpiecznego hasła do swojej skrzynki pocztowej i nie poddawanie się próbom wyłudzania tego hasła (spamer po uzyskaniu hasła do konta wysyła z niego ogromną ilość maili, serwer UŚ trafia na światowe czarne listy i żaden poważny serwer nie przyjmuje jakichkolwiek maili wysyłanych z kont uniwersyteckich – proces wypisania z czarnych list może trwać nawet do pół roku lub wymagać uiszczenia opłaty).

Kolejne filtry to automaty analizujące treść e-maili w oparciu o różne reguły. W zależności od tego, jak wiadomość zostanie oceniona, może być zaklasyfikowana jako czysta i po prostu przekazywana odbiorcy, podejrzana (u nas dodawany jest wtedy w temacie ***SPAM***) lub od razu usuwana.

I tak (o ile właściciel skrzynki nie skonfigurował sobie inaczej) w webmailach HordeRoundcube wszystkie e-maile przepuszczone przez system antyspamowy znajdą się w folderze (skrzynce) Odebrane, te oznaczone będą miały w temacie na początku ***SPAM***.

Jeśli wiadomości są pobierane programem Outlook, mogą zostać umieszczone w folderze Spam (Niechciane wiadomości) niezależnie od ustawień naszego systemu antyspamowego – Outlook ma własne filtry definiowane i aktualizowane przez Microsoft i my nie mamy na nie żadnego wpływu.

Jeśli wiadomości są przekierowywane na serwer pozauniwersytecki (Onet, WP, Interia, Gmail itp.) to są poddawane analizie tamtejszych skanerów antyspamowych i mogą być przez nie umieszczone w folderze Spam również zupełnie niezależnie od naszych filtrów.

W przypadku przekierowywania wiadomości na serwery pozauniwersyteckie wiadomości wysłane z adresów spoza UŚ i przekierowane na zewnątrz mogą być odrzucone przez te serwery zewnętrzne z powodu stosowanych przez nie reguł antyspamowych – szczegóły na stronie  „Poczta nie dochodzi – z powodu przekierowania”.

W dobie masowo wysyłanego spamu i ciągłej walki jak rozesłać jak najwięcej reklam z jednej strony i jak nie zostać zasypanym  niepotrzebnymi informacjami z drugiej, coraz istotniejszy jest poprawny sposób pisania e-maili.

Wiele skanerów antyspamowych stosuje system „punktów karnych” za treść czy konstrukcję e-maila. Są one sumowane i mogą zadecydować o oznaczeniu czy umieszczeniu w folderze Spam odbiorcy zupełnie niewinnej wiadomości. Warto zatem zapoznać się z paroma zasadami tworzenia „czystych” e-maili i stosować je, pomimo tego, że mogą wydawać się dziwne.

  • Wiadomość zawsze powinna mieć temat
  • Konfigurując klienta poczty na komputerze czy telefonie warto wpisać w pole „Nazwa konta” swoje imię i nazwisko, inicjały, nick lub cokolwiek
  • Nie jest dobrze adresować e-maila do wielu odbiorców (to dodatkowo niewskazane ze względu na RODO), lepiej odbiorców dodawać w kopii ukrytej, a swój adres wpisać jako głównego odbiorcy, a w przypadku większych ilości odbiorców (50 i więcej) stosować udostępniane przez nas listy mailingowe
  • Niemile widziane są e-maile zawierające obrazki z dużą ilością tekstu na obrazku, dużą ilość obrazków, zwłaszcza jeśli poza tym mają bardzo mało zwykłej treści
  • Nie jest wskazane dodawanie dużej ilości linków, zwłaszcza przy małej ilości innej treści
  • Warto ograniczyć efektowne i długie podpisy (z dodatkowymi logami, obrazkami, linkami).

Oczywiście nie zastosowanie pojedynczo tych zasad nie powinno spowodować zakwalifikowania wiadomości jako spam, ale za każde odstępstwo naliczane są jakieś punkciki i jeśli kilka zasad zostanie złamanych lub znajdzie się w treści jakiś często stosowany w spamie, a konieczny w tej wiadomości zwrot, może ona zostać oznaczona, umieszczona w folderze Spam albo w ogóle nie dostarczona.